إرفاق
وصف الوظيفة
الهدف من الوظيفة:
يعمل القطاع في إطار التنسيق الفعّال لكافة قنوات التواصل الداخلية والخارجية وبناء السمعة المؤسسية والحفاظ عليها مع أصحاب المصلحة وتطبيق الهوية المؤسسية للهيئة الملكية وحمايتها والتأكد من تطبيقاتها الصحيحة عبر جميع قنوات التواصل الداخلية والخارجية، وتقديم الدعم المتخصص في صناعة المحتوى والتدقيق والتصميم لجميع قطاعات الهيئة الملكية. ويعنى القطاع بتطوير وتحسين وجهة مدينة مكة المكرمة التسويقية وإقامة فعاليات على مستوى المدينة وقياس وتطوير تجربة الضيوف والسكان"
الأنشطة والمسؤوليات الرئيسية:
الفعاليات:
- وضع خطة سنوية للفعاليات والمناسبات والمعارض ومناسبات الهيئة ومشاركاتها الخارجية
- إعداد السياسات والاجراءات اللازمة لمشاركة الهيئة في المناسبات والأنشطة المختلفة
- إعداد روزنامة للفعاليات والمناسبات التي تشارك بها الهيئة وتنفيذها
- تقديم الدعم اللوجستي لجميع قطاعات الهيئة
- إدارة مراسم وتشريفات سعادة الرئيس التنفيذي للهيئة أو من ينوب عنه
- تنفيذ مشاركات الهيئة في الفعاليات المحلية والدولية
- العمل مع كافة القطاعات المعنية في التجهيز والاعداد لمناسبات الهيئة .
- التعاقد مع الموردين الخارجيين لدعم تنسيق وتنفيذ فعاليات الهيئة حسب الحاجة بالتنسيق مع القطاعات المعنية
- اعداد وتنظيم الفعاليات الخاصة بالهيئة لضمان تحقيق مستهدفاتها
- إجراء تقييم لأبرز الممارسات للتأكد من تحقيق الأهداف وتحليلها والاستفادة من النتائج لإعداد الخطط المستقبلية
- تنظيم ورش العمل إقامة الندوات والمؤتمرات والمحاضرات الدوّلية
التطوير وشركاء الأعمال:
- اعداد وتحديث وإدارة لوحة متابعة Dashboardلإنجازات قطاع التسويق
- تفعيل شركاء الاعمال لضمان تنفيذ الخدمات والمنتجات التسويقية بالجودة المطلوبة وفي الوقت المحدد
- تفعيل وتنسيق الخدمات والطلبات الواردة الى قطاع التسويق والتواصل من القطاعات الأخرى
- وضع نماذج لمسارات تدفق العمل لكل منتج تسويقي وضمان امتثال الإدارة المعنية به وأتمتة آلية إدارة ومتابعة تنفيذ الخدمات
- قياس أداء فريق العمل لقطاع التسويق والإدارات التابعة لها وادارة خدمات القطاع وضمان تنفيذ المتطلبات التسويقية والإعلامية للقطاعات الأخرى
- وضع منهجية لقياس الأداء والجودة تشمل SLA & OLA واعداد التقارير الدورية عن الأداء واعداد مواثيق الأداء الوظيفي لفرق العمل
التواصل الداخلي:
- تعزيز التواصل بين القيادة العليا ومنسوبي الهيئة من خلال عقد اجتماعات دورية داخلية وورش عمل
- وضع وتنفيذ استراتيجية متكاملة للاتصال الداخلي لتعزيز التواصل بين موظفي الهيئة ومنسوبيها وتفعيل برامج التواصل الداخلي من حملات داخلية وفعاليات
- تطوير وتحديث سياسات وأطر العمل والمبادئ التوجيهية للتواصل الداخلي والتأكد من إمتثال القطاعات المختلفة في الهيئة إستناداً على الممارسات الرائدة وبما يتماشى مع القوانين واللوائح المحلية
- رفع الوعي حول خدمات وأدوار ومنتجات قطاعات الأعمال في الهيئة
- إبراز قصص نجاح الهيئة خارجيا وداخليا
- المساهمة في رفع ولاء الموظف وخلق بيئة عمل جاذبة وتكريم منسوبي الهيئة المتميزين
- زيادة تفاعل الموظفين مع أنشطة الهيئة وتحفيزهم للبقاء مخلصين لمنظومة الهيئة
- إدارة وتنفيذ اللقاءات الدورية الداخلية مثل اليوم المفتوح وافطار رمضان
التواصل الخارجي:
- تعزيز العلاقة مع أصحاب المصلحة محليا ودوليا وتحسين الصورة الذهنية للهيئة
- بناء العلاقات مع الجهات الدولية ذات العلاقة
- تفعيل المشاركات الدولية للهيئة من خلال المعارض والمؤتمرات وورش تبادل الخبرة والمعرفة
- وضع وتنفيذ استراتيجية متكاملة للاتصال الخارجي والدولي بما فيها إدارة التواصل بين الهيئة والجهات الحكومية والقطاع الخاص والشركاء الإستراتيجيين لتعزيز التواصل والشراكة
- تزويد وسائل الإعلام الدولية والمراكز الاعلامية للهيئات والمنظمات الدولية النظيرة بالمواد الإعلامية وتنسيق الجهود الاعلامية المشتركة
- دعوة أصحاب المصلحة في المناسبات المحلية
- تنظيم الزيارات المحلية والدوّلية لقيادات الهيئة
لا تشمل هذه القائمة من المسؤوليات والمهام وعلاقات العمل كل المتطلبات الوظيفية، وقد يكلف الموظف بأداء مهام أخرى وفقًا لمتطلبات الأعمال ومصلحة العمل وحسب تقدير الهيئة.
المهارات
المؤهلات:
درجة البكالوريوس في التسويق او في أحد التخصصات ذات الصلة.
الخبرة:
خبرة لا تقل عن 12 سنة في التواصل والفعاليات أو ما يعادلها مع 5 سنوات منها على الأقل في منصب قيادي في (الفعاليات و التطوير وشركاء الأعمال و التواصل الداخلي والخارجي).
المهارة اللغوية:
اللغة العربية و اللغة الانجليزية.
الكفاءات السلوكية:
مهارات شخصية وقيادية قوية مهارات الاتصال الكتابية واللفظية والرقمية.
القدرة على إدارة فرق متعددة في وقت واحد.
مهارات التخطيط والتنظيم القوية.
المهارات التحليلية لحل المشكلات وإيجاد أفضل طريقة لتوصيل الرسالة.
المهارات التنظيمية والقدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات المشاريع أثناء العمل في الموعد النهائي أو في بيئة سريعة الخطى.
الكفاءات الفنية (الإختصاصية):
استراتيجيات التواصل والفعاليات
مهارات قوية في إدارة المشاريع
تصميم وإنتاج مفاهيم الحدث
بروتوكول
الوعي الأمني
وضع العلامة التجارية
المؤهلات العلمية
في الاتصال التسويقي او في أحد التخصصات ذات الصلة.